Après 36 mois d’activité, on commence a bien cerner le principal problème lorsque l’on s’adresse à nos clients : Un désordre généralisé dans leurs papiers administratifs. Forcément ça entraîne des retards dans le traitement de leurs demandes. Voilà un petit tuto pour vous aider à retrouver le contrôle.
Le rangement des documents administratifs peu devenir un véritable problèmes pour certaines personnes (oh oui la phobie administrative !). On vous donne quelques astuces afin que cela ne devienne plus un calvaire et que lorsque vous cherchez quelque chose vous arriviez à facilement mettre la main dessus. Méthode et bonnes idées sont les maîtres-mots.
1 Retrouver le contrôle
On ne va pas se mentir, ranger ses papiers administratifs, c’est fastidieux ! Est ce qu’on peut trouver du plaisir en le faisant ? Pas vraiment . Même si il y a peu de chance que vous soyez content en vous lançant dans cette mission l’objectif ici n’est pas de prendre du plaisir mais de retrouver le contrôle. Pensez à la fin des majorations parce que vous avez perdu des papiers. Ça va vous demander une peu de courage et aussi un peu de temps pour remettre tout en ordre mais c’est tellement important. Notre astuce, ouvrez grand les fenêtres, mettez une musique vous aimez pour vous donner du courage et au boulot.
2 Rassembler tous les papiers au même endroit
Quelle est la bonne méthode pour le tri et le rangement des papiers administratifs? Tout d’abord, il vous faut rassembler tous vos documents au même endroit. Cette étape est la plus importante, même si ce n’est pas la plus simple. Pourquoi est ce que vous perdez des papiers? probablement parce qu’il y en a partout.
Action numéro 1 : on regroupe ce qui traîne au fond des armoires, des tiroirs ou bien encore dans la cuisine. Ne négligez pas le grenier ou la cave car vous pouvez aussi avoir entreposé des documents à ces endroits. Ce sont probablement des documents anciens qui ne sont pas une priorité mais dans le lot il peut y avoir un qui est très important. Donc pas de risque on prend tout et on vérifie tout, les vieux comme les récents !
3 Trier et désencombrer efficacement les papiers administratifs
La partie de désencombrement est probablement la plus important si on veut aller au bout de sa démarche. Il faut bien faire la distinction entre tri et organisation. Comment s’y prend-on pour désencombrer et trier les papiers ? Pour nous il y a 3 astuces : délais de garde, post-it, destruction des papiers.
- Les délais de garde
L’avantage, avec les papiers, c’est qu’on a pas de questions existentielles à se poser. Soit on garde, soit on jette. Ça simplifie la tâche. La durée de conservation des papiers d’impôts, c’est par exemple 3 ans. Si vous avez un contrôle fiscal, l’administration ne remontera que sur 3 ans d’historique (5 ans sous conditions). Pas besoin de faire une collection de ses avis d’imposition et puis vous les avez dans votre espace personnel sur impots.gouv. Il existe un simulateur (https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R60880) pour savoir combien de temps se garde les papiers. Si vous ne savez pas utilisez l’outil officiel.
Il y a deux questions à vous poser pour trancher si vous devez les garder ou non : Est-ce que je peux me passer de ce papier ? Sous-entendu : que se passera-t-il si je ne l’ai plus ? Est ce que je peux retrouver l’information autrement ?
- Les post-it
Les post-it vont vous aider à faire des « sous-catégories » de documents et à commencer à élaborer votre classement, de manière temporaire. Si vous avez une grande table c’est mieux sinon le sol de votre salon fera l’affaire. Seule contrainte il vous faut un peu de place et aussi un endroit que vous pouvez laisser une peu en désordre si vous ne finissez pas tout en une seule journée. A chaque fois que vous voyez apparaître un nouveau type de papier, vous créez un nouveau post-it. - La destruction des informations confidentielles
Prenez des sac(s) poubelle pour jeter les papiers une fois triés. Certains de vos documents comportent des informations confidentielles : assurez-vous de les détruire avant de les mettre à la poubelle.